Zo krijg je een overzichtelijke computer of smartphone

Hoe hou jij je computer, smartphone of tablet overzichtelijk? Maak jij overal mappen voor in je mailprogramma, groepeer je apps of hou je je bureaublad op je computer lekker schoon? Hoe categoriseer je foto's? We geven tips!

Beluister hier het fragment uit de radio-uitzending

Je start je computer op en ziet een enorm vol bureaublad met foto's, video's, documenten en snelkoppelingen waar je al een hele tijd niets mee gedaan hebt. Wat een digitale bende! Tijd voor de schoonmaak. Een netjes opgeruimd bureaublad werkt veel prettiger namelijk, net als een opgeruimde computer, fris ogende tablet, overzichtelijke postbus voor je mailtjes en lege smartphone.

'Moet ik er iets mee?'
Karen Visser is 'professional organizer' en runt New Broom dat mensen helpt om productiever te zijn en slimmer te werken. Ze schreef ook het boek 'Final.def.versie3' dat helpt om digitaal op te ruimen. Ze tipt dat je goed moet kijken wat je wel en niet wil bewaren. 'Digitale nieuwsbrieven kan je weggooien, documenten van de verzekering niet. Foto's die mislukt zijn hoef je ook niet te bewaren.' Ze raadt mensen aan om na te gaan of je nog 'iets moet' met een mailtje of een bestand. Schroom niet om eens wat weg te gooien. 'Veel mensen hebben weggooiangst. De oplossing kan zijn om een tijdelijke wachtruimte te maken met al die dingen waar je over twijfelt. Maak een tijdelijk mapje. Als je daar een tijdje niet in gekeken hebt kan het dus weg.'

Maak mappen
Visser zegt dat je niet meer dan tien hoofdmappen moet maken. Daarin zet je maximaal tien submappen, twee niveaus dus. 'Je hebt een hoofdmap 'verzekering' en daarin maak je submappen voor je autoverzekering, reisverzekering, zorgverzekering etc.' Het helpt ook niet als je documenten een hele vage naam geeft. Zo kan je niks terugvinden. 'Maak het zo concreet mogelijk door middel van de vuistregel jaar/maand/dag/onderwerp.' Gaat de brief naar de verzekeraar en claim je schade via je reisverzekering? Geef je bestand dan een zo duidelijk mogelijke naam zoals '20170610 Brief [verzekeraar] schade huurauto Portugal'.

Orden je foto's
Visser zegt dat je foto's het best per jaar kan ordenen. Er zijn allerlei programma's die dubbele foto's verwijderen. Je hoeft niet tien keer dezelfde foto te hebben. Als eentje is gelukt kunnen de overige negen weg. Je kan er voor kiezen om je vakantiefoto's te sorteren per vakantie en vervolgens per dag. Ook kan je een locatie in de mapnaam zetten als je in meerdere plaatsen bent geweest op vakantie.

Hoe krijg je je smartphone netjes?
Ook op onze telefoon puilt het uit van de bestanden. Met name foto's en filmpjes bewaren we massaal. Handig als je eens een filmpje aan je vriend of vriendin wil laten zien, maar als daardoor je smartphone volloopt, dan wordt het tijd voor een schoonmaakbeurt. Dat is vooral als je bij het installeren van een nieuwe app de melding krijgt dat er geen opslagruimte meer is. Om opslagruimte vrij te maken kan je bijvoorbeeld je foto's en video's synchroniseren met de cloud, een voorbeeld van zo'n dienst is Dropbox. Je beeldmateriaal wordt dan online opgeslagen. Bekijk je apps ook nog eens goed. Welke gebruik je wel en welke niet? Alles dat je niet gebruikt kan weg. Heb je de app weer eens nodig? Dan kan je hem zo downloaden. Visser tipt dat je je apps ook moet clusteren. 'Dat is veel overzichtelijker.' Zet je nieuwsapps in een mapje, net als je apps voor sociale media en apps voor je financiële zaken. Dat doe je op je iPhone door je vinger op bijvoorbeeld de Facebookapp ingedrukt te houden en vervolgens te slepen naar de Twitterapp. Zo kan je de apps samenvoegen in een mapje en die een naam geven.

Hoeveel nieuwsbrieven krijg je?
Veel consumenten zijn verzot op nieuwsbrieven, maar hoe vaak lees je die nu eigenlijk? Misschien tijd om er een paar die je nooit leest op te zeggen. Dat kan meestal via een afmeldknop onder- of bovenaan de nieuwsbrief zelf, of via een website als Unroll.Me.

Grootste fout?
'Hyperarchiveren, daardoor moet je veel te diep nadenken en graven als je een bestand zoekt. Komt door teveel lagen in je mappenstructuur. Als mensen tegelijkertijd slordig zijn met de naamgeving, dan helpen die mappen ook niet echt. Ook hebben we moeite met weggooien. Bedenk: alle rommel is een uitgesteld besluit.'

Tips van onze WhatsAppers
Natuurlijk hebben we ook onze achterban op WhatsApp geraadpleegd hoe zij hun laptop, computer, smartphone of tablet opschonen. Daar kregen we enkele tientallen reacties op.

De tip om je bestanden te ordenen in mappen is het meest genoemd. Onder andere Monica, Deborah en johanjopy doen dit. Hans ook, maar wel naar vermogen en tijd. Het kost inderdaad ook wat tijd om overal mappen voor te maken en die een goede naam te geven zodat je je bestanden makkelijk kan terugvinden.

Tineke en Aad gebruiken een externe harde schijf. Daardoor blijven hun computer en laptop schoon. Aad: 'Ik zet alle data op een externe schijf, gegroepeerd in mappen per categorie'. Tineke doet exact hetzelfde. 'De foto's heb ik gecategoriseerd in mappen op familie, vrienden en bezichtiging. Deze staan tevens op mijn externe harde schijf. Zo wil ik er voor zorgen dat mijn bestanden altijd bereikbaar zijn en bij een cyberaanval veiliggesteld zijn. De schijf gebruik ik alleen als het nodig is.'

Luuk maakt gebruik van OneDrive van Microsoft. Dat is een cloudopslagdienst en hij maakt er gebruik van voor de opslag van foto's die hij met z'n mobiel heeft gemaakt. 'Onderwijsinstanties bieden vaak gratis 1000GB ruimte aan. Hier laat ik al mijn bestanden mee synchroniseren.' Luuk tipt dat je je mailprogramma volledig online moet houden. 'Dan sla je zo min mogelijk op op je computer.'

Marcel kijkt heel bewust hoe hij z'n inbox van z'n e-mail zo leeg mogelijk kan houden. 'Mijn e-mails gaan niet eerder uit de inbox (naar een specifieke bewaarmap) voordat ik ze heb behandeld.'

Charlotte haalt maandelijks haar telefoon, camera en filmcamera leeg om het zo bij te houden. De foto's die ze tijdens haar vakantie en van haar kinderen maakt verwerkt ze direct in een album. Digitaal opruimcoach Karen Visser vindt het een goede tip om op vaste momenten alles op te ruimen. 'Maak met jezelf die afspraak.'

Kenneth maakt gebruik van een tip die Karen Visser eerder al gaf, namelijk die van het clusteren van je apps op je smartphone. Kenneth heeft bijvoorbeeld een mapje 'sociale media' waar hij apps in zet als WhatsApp, Facebook, Snapchat en Tinder.

Nick is IT'er en hij gaat heel gestructureerd te werk. 'Ik maak een compleet plan. Op mijn privéserver maak ik een gedeelte aan voor alleen administratieve (onder andere financiële) administratie. Die versleutel ik, beperk de toegangsrechten en ik zorg voor een goede back-up. Voor andere documenten, (familie)afbeeldingen, (home)videos en muziek heb ik ook een eigen gedeelte gegeven op de server. Je kan er niet rechtstreeks op. Het gaat via een beveiligd synchronisatieprogramma met autorisatie. Zo voorkom ik dat ik slachtoffer word van ransomware.'