Envelop naar het buitenland sturen in 2020? Let op deze regel- en prijswijziging

De regels voor het versturen van goederen in een envelop naar het buitenland worden anders. En dat niet alleen: het betekent in een aantal gevallen ook een fikse prijsstijging.

Dat het versturen van brieven en pakketten binnen Nederland bij PostNL duurder wordt in 2020 was al bekend, maar voor zendingen naar het buitenland verandert ook het een en ander.

Frankeren als pakket: soms wel drie keer zo duur
Goederenzendingen naar het buitenland mag je met ingang van 2020 namelijk niet meer als brief frankeren, zo valt te lezen in PostNLs Wijzigingsoverzicht van tarieven voor 2020. 'Ze kunnen verstuurd worden als pakket, ook al zitten de goederen in een envelop.'

Specifieker: zo'n zending moet je voortaan als 'pakket zonder track & trace' frankeren, in plaats van dat je er 'gewoon' postzegels op kunt plakken.

Al je goederenzendingen moeten voortaan een verzendlabel met barcode hebben. Daarnaast eisen landen dat PostNL de informatie over die zendingen digitaal en vooraf met ze deelt.

Dit betekent dat als je bijvoorbeeld een dvd of ander voorwerp dat 'gewoon' in een envelop past, wilt versturen naar je zus in Amerika of je vriend in Frankrijk, je dit niet meer op dezelfde manier mag frankeren als een 'gewone' brief met documenten. Hierdoor worden de verzendkkosten in een aantal gevallen meer dan drie keer zo hoog.

Dit kan ook gevolgen hebben voor mensen die via Markplaats of andere handelssites goederen verkopen aan buitenlandse consumenten.

Twee voorbeelden: een envelop naar Duitsland of de VS
Stel dat je een cd zonder doosje in een A4'tje vouwt en dit in een envelop stopt om naar Duitsland te versturen. Zo'n zending weegt (volgens onze weegschaal) 28 gram. De tool op de site van PostNL leert ons dat dit in 2019 2,90 euro kost. Vanaf 1 januari 2020 kost dezelfde zending volgens PostNLs Tarievenboekje 2020 7,50 euro.

Stuur je diezelfde envelop met cd naar de Verenigde Staten in plaats van Duitsland, dan is de prijsstijging nog groter: momenteel (dus in 2019) kost dat nog 2,90 euro, maar straks (in 2020) wordt dat 10 euro.

We vragen woordvoerder Ellen Talsma van PostNL of we dit goed hebben gezien. 'Ja, dat klopt inderdaad. Voor een goederenzending onder de 100 gram is er sprake van een forse prijsstijging,' bevestigt zij. 'Vanaf 100 gram is het tarief gelijk aan het tarief van een brief. Het gros van de goederenzendingen weegt boven de 100 gram.'

Ze wijst erop dat in de huidige situatie - zie het Tarievenboekje 2019 - voor álle pakketjes zonder track & trace die minder dan 2 kilogram wegen, dezelfde prijs geldt. 'Voor 2020 hebben we hier 2 gewichtcategorieën van gemaakt, namelijk 0 - 350 gram en 350 gram - 2 kilo om een lager tarief te kunnen bieden voor zendingen van 0 - 350 gram.'

Bekijk ook het Tarievenboekje 2020 (pdf) van PostNL.

Internationale regels
Vanwaar deze nieuwe voorschriften? 'Door internationale regelgeving, bepaald door de Wereldpostunie (UPU), moeten we een onderscheid maken tussen het verzenden van documenten en goederen. Alle zendingen die goederen bevatten, moeten voorzien zijn van een verzendlabel met barcode.

Daarnaast eisen steeds meer landen dat we de informatie over deze zendingen digitaal en vooraf met ze delen. En per 2021 zal dit verplicht zijn naar alle landen. Dat kan niet met een envelop die met postzegels is gefrankeerd. Specifiek voor deze zendingen geldt dat deze voortaan als ''pakket zonder track & trace'' kunnen worden aangeboden of als aangetekende of verzekerde brief - ook al zit het in een envelop.'

De wijzigingen zijn van toepassing op zowel zendingen naar landen binnen de Europese Unie als zendingen naar buiten de EU. Talsma: 'De regelgeving geldt voor alle landen die aangesloten zijn bij de Wereldpostunie en is dan ook niet gebonden aan EU of non-EU. Voor zendingen binnen de EU geldt dat informatie benodigd voor douaneaangiftes uiteraard niet nodig zal zijn. Maar steeds meer landen – zoals Amerika, Brazilië en Rusland – sturen nu al zendingen retour die niet zijn voorzien van barcode en niet digitaal zijn voorgemeld.

De woordvoerder ziet ook voordelen: 'Een barcode en voorgemelde data zorgen voor een kwalitatief betere en snellere verwerking en bezorging van zendingen met goederen. Dit geldt voor alle buitenlandse bestemmingen.'

Het verschil tussen 'goederen' en 'documenten'
Wanneer valt een zending onder 'goederen' in plaats van 'documenten'? Talsma vertelt: 'In essentie geldt dat een ''goed'' een fysiek voorwerp is anders dan papier en dat papier in de categorie documenten valt. De uitzonderingen hierop zijn:

Bankpassen en creditcards. Deze mogen als brief worden verstuurd.
Waardepapieren die een commerciële waarde vertegenwoordigen, zoals cadeaubonnen of concertkaarten.'
Een paar voorbeelden:

een boek valt onder goederen
en concertkaart is waardepapier, en telt dus als een goed.
een cd met of zonder hoesje: dat is ook de categorie goederen.
een giftcard / cadeaukaart: waardepapier, dus goederen.
een kaart uit een verzamelkaartspel (zoals Pokémon of Magic: The Gathering): geldt ook als waardepapier, dus goederen.
Talsma wijst erop dat een aantal van deze items nu ook al ook al niet als standaard brief verstuurd mogen worden: 'In de huidige Algemene Voorwaarden Postvervoer van PostNL is al het volgende opgenomen: voor het verzenden van zaken als geld, sieraden, toegangskaarten en waardepapieren moet je verplicht een brief met verzekerservice en een sealbag gebruiken.'

Hoe werkt de nieuwe frankeermanier?
De PostNL-woordvoerder legt uit: 'Consumenten moeten hun goederenzendingen voorzien van een label met barcode en data. Het beste alternatief om deze zendingen aan te bieden is als een pakket zonder track and trace. De klant kan dat online doen via jouw.postnl.nl. De verzendflow leidt de klant automatisch naar het juiste product. Op deze manier wordt de zending voorzien van een barcode en beschikken we over data die we vooraf kunnen delen met het land van bestemming.

Een andere optie is volgens Talsma dat de klant met de zending naar een PostNL-locatie gaat en daar laat frankeren. De baliemedewerker selecteert het juiste product en de zending wordt voorzien van een barcode.

De gevolgen als je het verkeerd doet
Maar stel nou dat je dit allemaal niet weet en toch gewoon een cd in een envelop met postzegels naar de VS stuurt, wat dat? 'Dan wordt de zending hoogstwaarschijnlijk niet bezorgd bij de geadresseerde en wordt deze retour afzender gestuurd of zelfs vernietigd.'

Een voor de hand liggende vraag is dan ook hoe en in hoeverre de inhoud van enveloppen gecontroleerd wordt bij de postverwerking en de douane - dus of er bijvoorbeeld echt alleen een wenskaart / brief in zit en geen concertticket of giftcard. Talsma: 'We kunnen niets zeggen over de controle in andere landen. In Nederland kennen we het briefgeheim, daarom zullen zendingen in Nederland niet worden geopend of gestuit. Ze worden altijd doorgezet naar het land van bestemming.'

De kennis over deze aangepaste regels en duurdere verzendmethode lijkt nog niet bij een brede groep mensen bekend. Wat doet het postbedrijf om handelssites als bijvoorbeeld Marktplaats hierover actief te informeren, zodat die hun gebruikers hierop kunnen wijzen)? Volgens de woordvoerder is PostNL in oktober gestart om zowel consumenten als zakelijke verzenders te informeren via nieuwsbrieven en de website.

En: 'Verzenders die internationale zendingen aanbieden of internationale postzegels kopen bij PostNL-locaties worden daar via een flyer geïnformeerd over de nieuwe regelgeving.'

Er zijn ook handelssites die een IT-integratie hebben met PostNL, zoals tweedehandskledingsite United Wardrobe, die klanten automatisch naar het juiste product leiden. 'Deze zendingen worden automatisch voorzien van barcode en juiste data worden gevraagd aan de klant en voorgemeld aan het land van bestemming. Klanten die bijvoorbeeld via Catawiki verkopen zijn nu al compliant: hun zendingen worden standaard voorzien van barcode en data.'