Lifehack: Zo vergeet je nooit meer om de bijlage mee te sturen

Oeps! Iets te snel op verzenden geklikt? Met deze tips zorg je ervoor dat je nooit meer vergeet om bestanden bij te voegen.

Dit herken je vast: je typt een mail, verwijst de ontvanger naar het bestand dat je hebt bijgevoegd, en klikt op verzenden. Dan slaat de paniek toe: je bent vergeten om de attachment mee te sturen. Als je te laat bent om je mail in te trekken, zit er niets anders op dan er nog een mail achteraan sturen. "Sorry, nu met bijlage!"

De grote mailprogramma's hebben manieren om dit beschamende scenario te voorkomen. Je krijgt dan een waarschuwing als je een mail zonder bijlage dreigt te versturen.

Gmail
In Gmail staat deze functie standaard ingeschakeld, maar je moet wel een paar dingen controleren voordat het werkt. Je moet bijvoorbeeld de juiste taal hebben ingeschakeld, anders herkent het programma niets in je Nederlandse mailtjes.

Rechtsboven klik je op het tandwiel en ga je voor 'Alle instellingen bekijken'. Hier vind je direct de taalinstellingen.

Gmail heeft zichzelf een aantal standaardzinnen aangeleerd, waardoor het denkt te weten dat je een bestand bent vergeten. Schrijf je 'zie bijlage', 'zie de bijlage', 'bijgevoegd bestand' of 'ik heb bijgevoegd' zonder iets mee te sturen, dan verschijnt er een waarschuwing voordat de mail wordt verstuurd. Je kunt er dan altijd nog voor kiezen om de mail alsnog te versturen.

Het werkt jammer genoeg niet als je bijvoorbeeld alleen het woord 'bijlage' typt, en je kunt in Gmail ook niet zelf woordcombinaties instellen waarbij je een waarschuwing wilt krijgen.

Outlook
Outlook kent eenzelfde soort hulpmiddel, waarmee je een melding krijgt om je te behoeden voor deze fout. Ook hier is het belangrijk om het mailprogramma in de juiste taal in te stellen, via het tandwieltje rechtsboven en dan 'Alle Outlook-instellingen weergeven'. Bij 'Algemeen' kun je nu een taal kiezen.

Vervolgens ga je door naar het tabblad 'E-mail', waar je de optie 'Bijlagen' vindt. Hier staat een schuifknopje met de 'Waarschuw me wanneer ik een bericht verzend waarin de bijlage mogelijk ontbreekt'. Bij welke woorden hij aanslaat, is net als bij Gmail een beetje onbetrouwbaar. Bij 'zie de bijlage' krijg je geen waarschuwing, maar van 'ik heb bijgevoegd' gaan de alarmbellen wel af. Bovendien telt hij elk plaatje in je mail als bijlage, dus ook als je een versierde handtekening hebt.

Extensie
Wil je het liever zelf regelen, dan kun je kijken naar een browser-extensie, zoals Mailbutler voor Chrome. Dit is een programma dat je in je browser installeert en je meer opties geeft bij het opstellen en versturen van e-mails. Mailbutler heeft ook een versie voor Apple Mail in iOS. Met dit programma stel je zelf woorden in waarbij je een waarschuwing wilt ontvangen als je de bijlage bent vergeten. Zo geef je jezelf bijvoorbeeld ook een seintje als je alleen al het woord 'document' in een mail hebt geschreven.